Documentación - Desarrollo, protección y gestión del Archivo digitalizado

Madrid, 29 y 30 de Enero de 2008


Programa

INTRODUCCION

Análisis de conceptos claves
 •
Qué es analógico y qué es digital
 No es lo mismo digital que digitalizado

Tipos de archivos y tipos de documentos
 •
Documentos de texto
 Documentos gráficos, sonoros, audiovisuales

Indización y recuperación
 •
Cuáles pueden ser indizados y cómo (manual o automáticamente)
 Cómo describir los que no pueden ser indizados para poderlos recuperar electrónicamente

MODULO 1
Inicio del Proyecto de DIGITALIZACION
Por qué digitalizar un archivo

Elementos a tener en cuenta previo a la digitalización
 •
Por qué llevar a cabo el proceso de cambio de formato
  • Por exceso de papeles
  • Para conseguir orden en fichero de gran volumen, facilidad de uso: índole práctica y legal
 Cambios que va a suponer el proyecto
 Departamentos involucrados
  • Administración
  • Calidad
  • Marketing
  • Conocimiento interno

Criterios para la elección de los documentos a digitalizar:posibilidad y rentabilidad
 •
Qué documentos son más idóneos para digitalizar y por qué
 Problemas y soluciones de la digitalización

MODULO 2
Normativa o criterios de
SEGURIDAD, NORMALIZACION Y CONSERVACION
 •
MoReq: modelo de requisitos para la gestión de registros electrónicos
  • Requisitos funcionales de la gestión de registros electrónicos mediante SGRE
 Normativa Isad(G): definición de los datos que se debe asociar a cada expediente documental
 Reglamento de seguridad de la LOPD
 Criterios de seguridad, normalización y conservación del MAP
 Normativa ISO para el archivo a largo plazo: PDF/A
 Cuáles son los criterios de caducidad aconsejada según el tipo de documento y requerimientos legales a seguir

MODULO 3
Organización y tratamiento del
ARCHIVO FISICO ASOCIADO AL DIGITAL

Puntos clave en la organización del archivo físico para recuperar fácilmente los archivos digitalizados: mecanismos e impacto de la digitalización en ese archivo
 •
Definición del tipo de organización
 Cómo se va a establecer la clave de recuperación de documentos
 Cómo gestionar la petición de los documentos originales
 Mecanismos de control
  • Cómo comprobar que están todos los originales
  • Cómo gestionar los préstamos de documentos

Preparación de la documentación Expurgo Criterios de selección

MODULO 4
Requerimientos de los
SISTEMAS DE GESTION DIGITAL

Requisitos de negocio que debe cumplir el sistema de gestión digitalizado
 •
Establecimiento de la vigencia de la digitalización
 Cómo debe estar disponible la documentación
 Posibilidad de impresión, copia o no
 Cómo se van a cifrar los datos
 Cumplimiento de la legislación de firma electrónica
 Cómo garantizar la trazabilidad del documento

Descargar el programa completo en pdf



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